Job details

School office Assistant
Collège Champittet, Lausanne, Switzerland

Job reference: 05161

Location: Collège Champittet, Lausanne, Switzerland

Closing date: 31/10/2018

Department: School Support

Hours per week: 70% - 28h

Cahier des charges : Assistante académique & School Office – 70%

Responsable hiérarchique : Office Manager

 

  • Communication hebdomadaire aux parents
    • Mise en page et préparation des documents
    • Traduction des textes
    • Validation par les personnes concernées
    • Extraction, préparation des e-mails
    • Vérification & envoi
  • Organisation et planification des photos scolaires
    • Préparation des listes & programme
    • Suivi des dossiers
    • Présence le jour des photos scolaires, accompagnement des élèves
    • S’assurer du bon déroulement de la journée
  • Mise à jour du MasterCalendar et du calendrier ProNote
  • Préparation des dates importantes
  • Correspondance
  • Administration du BAC FR
    • Envoie des inscriptions
    • Correspondance avec les parents & élèves
    • Correspondance avec les académies
    • Réservation des hôtels, transports & restaurants
    • Mise à jour des documents officiels pour le BAC
    • Suivi des aménagements du BAC
  • Organisation des réunions parents-professeurs
  • Promotions et Graduation
  • Création de diverses listes
  • En charge des bulletins scolaires des élèves, correspondance avec les autres établissements, parents, élèves…
  • Support pour divers événements (rentrée scolaire, loto de l’internat etc.).
  • Gestion administrative des examens (IB, BF et Brevet)
  • Remplacement de la réceptionniste lors de ses pauses et congés
    • Envoie des inscriptions
    • Assurer la réception et l’accueil au téléphone
    • Filtrer les appels
    • Courrier
    • Utilisation de iSams & ProNote
  • Assistanat Direction Académique
    • Correspondance
    • Support administrative pour les journées pédagogiques & fiches d’emploi
    • Gestion de l’agenda
    • Filtrer les appels
    • Prise de PV des réunions de secondaire
    • Rappel d’échéances

 

 

Compétences

 

  • Esprit méthodique de synthèse, d’analyse, de dialogue et d’initiative
  • Parfaite maitrise de la rédaction et de l’orthographe
  • Sens du détail
  • Sens de l’organisation et de l’ordre
  • Sens développé des relations humaines
  • Discrétion
  • Excellente présentation
  • Orienté service clients

Critères

  • CFC employé de commerce ou titre jugé équivalent
  • Langue maternelle française
  • Anglais courant (minimum C1 parlé & écrit)
  • Maitrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)

 

 

The closing date for this job has now passed.

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